Journalistikk og debatt om offentlig sektor – med offentlig ansatte som viktigste kilde
Journalistikk og debatt om offentlig sektor
Medarbeiderundersøkelsen i Staten (MUST) ble utviklet av Statens arbeidsmiljøinstitutt (STAMI) i 2022 og blir nå tatt i bruk i stadig flere statlige virksomheter. Den stiller en mengde konkrete spørsmål om den ansattes arbeidssituasjon, men lite om hvordan ansatte vurderer organisasjon og ledelse. Spørsmålene om ledelse er avgrenset til «nærmeste leder».
70 prosent av direktoratene som svarte på spørsmål fra Artikulert, oppga at de har tatt i bruk MUST de siste årene. Andelen er kanskje ikke representativ for alle statlige institusjoner, men kan forventes uansett å øke siden MUST tilbys gratis og promoteres av Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ), som har bestilt undersøkelsen.
MUST er en typisk arbeidsmiljøundersøkelse og stiller detaljerte spørsmål om de ansattes konkrete erfaringer fra arbeidssituasjonen. Den er i liten grad utformet for å kartlegge organisasjon og ledelse. Det kommer til uttrykk ved at den stiller få spørsmål om hvordan ansatte vurderer forhold som ikke direkte påvirker deres egen konkrete arbeidssituasjon.
Spørsmålsbatteriet har rundt 70 faste spørsmål, i tillegg til nesten 50 spørsmål i valgfrie tilleggsmoduler. Det finnes også en kortere versjon.
Ti av de faste spørsmålene, i tillegg til rundt ti av de valgfrie, handler eksplisitt om ledelse. Alle disse spør om «nærmeste leder». I statlige virksomheter er det oftest en seksjonsleder.
Ingen av de faste spørsmålene handler eksplisitt om ledere lenger oppe i hierarkiet, bortsett fra ett av de valgfrie spørsmålene. Dette ber ansatte ta stilling til «toppledelsen vår er i stand til å endre virksomheten på en god måte». Et annet valgfritt spørsmål handler om ledelse mer generelt, men avgrenset til sikkerhetskultur.
Her skiller MUST seg fra mange andre medarbeiderundersøkelser. De fleste er primært utformet for å kartlegge arbeidsmiljøet. Men de brukes også ofte som grunnlag for et bredere arbeid med organisasjon og ledelse gjennom et bredere sett med spørsmål. De er gjerne utformet for å kartlegge hvordan ansatte opplever ulike dimensjoner ved organisasjon, organisasjonskultur og ledelse, ofte med eksplisitte spørsmål om flere ledernivå inkludert «ledelsen», toppledelsen eller ledergruppa.
– Nærmeste leder er den viktigste lederen og det er den man spør mest om, sier fagansvarlig for analyse og formidling, Kari Nordstad, i HR Norge.
– Men jeg synes det er viktig i enhver undersøkelse å spørre både om nærmeste leder og videre oppover, sier hun.
Hun minner om at det ikke er noen krise for topplederen å få dårlige vurderinger blant sine egne.
– Vi vet at ledere vanligvis vurderes dårligere jo lenger fra lederne man er. Noen toppledere kan også ha blitt rekruttert for å ta upopulære grep. Men også da kan spørsmål gi nyttig informasjon. Det trenger ikke handle om å gi karakter og det må ikke være standardspørsmål; man kan bli enige om konkrete ting som er viktig å måle i hver enkelt virksomhet. Det kan for eksempel være om folk har forstått det lederen forsøker å kommunisere, om lederen framstår samlende, eller annet.
Den type spørsmål stilles i noen av de direktoratene som har svart på spørsmål fra Artikulert, som ikke bruker MUST. Politidirektoratet, Luftfartstilsynet og Riksantikvaren er blant dem.
Dette er også vanlig i privat sektor, og inngår gjerne som en av mange indikatorer i toppleders rapportering til eiere via styret – noe som i et direktorat tilsvarer departementet. Når departementer følger opp etatene de har ansvar for, har de ikke tilgang til tilsvarende informasjon.
Flere av spørsmålene i MUST handler om generelle organisatoriske forhold, men eksplisitt avgrenset til den ansattes egen arbeidsenhet. I statsforvaltningen er dette ofte en seksjon.
De fleste av de mer generelle spørsmålene er eksplisitt knyttet til den ansattes egne konkrete erfaringer fra egen arbeidssituasjon, ikke generelle vurderinger.
Noen få spørsmål gjelder hele virksomheten, men de er svært subjektive, slik som «jeg sier til mine venner at dette er en god organisasjon å jobbe i» og «mine verdier er veldig like organisasjonens verdier».
Undersøkelsen gir heller ikke muligheten til å svare i fritekst, noe som ellers kunne gitt anledning for ansatte til å melde inn noe de ikke er spurt om.
Det betyr at statens medarbeiderundersøkelse ikke brukes til å innhente informasjon om hvordan statlige ansatte vurderer organisasjon og ledelse i statlige virksomheter, såfremt det ikke er knyttet til egen enhet, personlig erfaringer eller rent subjektive vurderinger.
MUST er utformet for statlige virksomheter på bestilling fra DFØ, samtidig som den også skal bidra med data til STAMIs eget forskningsarbeid knyttet til arbeidsmiljø. Dette er forklart i detalj på nettsidene og respondentene gir eksplisitt samtykke.
Forsker Jan Emberland ved STAMI forteller at de fleste av spørsmålene er validerte, og hentet fra forskningslitteraturen. Utvelgelsen av spørsmål ble gjort i samråd en referansegruppe av HR-ansatte fra ulike statlige virksomheter.
– Resultatene fra undersøkelsen er ment som grunnlag for videre forbedringsarbeid, på linje med medarbeidersamtaler, vernerunder og annen informasjon man har om eget arbeidsmiljø.
Emberland sier at det jobbes med en tilleggsmodul som vil omhandle toppledelse.
De mange detaljerte spørsmålene om nærmeste leder betyr i praksis at seksjonsledere i statsforvaltningen blir grundig kartlagt. Titusenvis av offentlig ansatte svarer hvert år på minst ti spørsmål om sin nærmeste leder. Det brukes i organisasjonens forbedringsarbeid, og gjennom MUST inngår svarene også i et forskningssamarbeid som gjør det mulig å analysere resultatene statistisk på tvers av institusjoner.
Ledere høyere oppe i hierarkiet blir selvsagt også vurdert i MUST, men bare av de som har dem som nærmeste leder, oftest deres egen ledergruppe. Det er vel kjent i at ledelse ofte oppleves kvalitativt ulikt sett fra ulike posisjoner i en organisasjons hierarki, og at ledergrupper ofte «tenker likt». Det er derfor grunn til å anta at vurderingene av virksomhetens ledelse ville vært noe annerledes om de ble vurdert av respondenter på ulike nivå i hierarkiet.
Professor Linda Lai ved Institutt for ledelse og organisasjon på BI mener det kunne gitt viktig tilleggsinformasjon.
– Mange studier viser at toppledelsen kan ha stor innvirkning på arbeidsmiljøet, herunder kulturen i virksomheten og ansattes trivsel og velbefinnende på jobb, sier hun.
– Ikke minst er medarbeidernes tillit til topplederen viktig. Studier fra offentlig sektor viser at det mellom annet påvirker medarbeidernes opplevde stolthet av og tilhørighet til virksomheten, vilje til å være med på endringer, og ønske om å bli eller slutte. Alle disse effektene har igjen klare konsekvenser for innsats, ytelse og måloppnåelse. Hvis tilliten til toppleder er lav, kan det være god grunn til å se nærmere på disse faktorene i oppfølgingsundersøkelser.
– Men dette kan ikke toppleder selv svare på. Det er ofte et betydelig gap mellom hvordan en leder vurderer seg selv, og hvordan medarbeiderne vurderer lederen. Det er medarbeidernes oppfatning, ikke lederens egenoppfatning, som er avgjørende for å oppnå gode resultater gjennom medarbeiderne, ikke minst på lang sikt, sier Lai.
Lai minner om at medarbeiderundersøkelser kan brukes til mer enn å kartlegge arbeidsmiljøet. Det er pålagt å kartlegge arbeidsmiljøet, men ikke andre sider ved organisasjon og ledelse.
– Mitt inntrykk er at mange virksomheter ikke skiller klart mellom arbeidsmiljøundersøkelser og andre typer medarbeiderundersøkelser, sier hun.
– Jeg anbefaler at staten bruker de mulighetene en arbeidsmiljøundersøkelse gir, til å innhente de ansattes vurdering av toppledelsen i egen virksomhet, og at resultatene legges frem for eier av virksomheten.
MUST erstatter i praksis en tidligere medarbeiderundersøkelse for statlige virksomheter, kalt Avant, som ble utviklet og levert av Rambøll i samarbeid med daværende DIFI.
Også denne hadde bare ett valgfritt spørsmål om toppledelsen: «Jeg har inntrykk av at toppledergruppen i min virksomhet jobber effektivt sammen». Men det var vanlig at oppdragsgiver la inn tilleggsspørsmål om toppledelsen. Det kommer fram av spørsmålsbatteriene som utvalgte direktorater har oversendt til Artikulert.
Ansatte ble bedt om å ta stilling til utsagn som «jeg har tillit til virksomhetens ledergruppe», «jeg opplever at toppledelsen i virksomheten etterspør innspill fra de ansatte», «jeg opplever at toppledelsen i virksomheten har fokus på trivsel og arbeidsmiljø», «i vår virksomhet involveres relevante personer i beslutningsprosesser», samt flere andre spørsmål om blant annet partssamarbeidet, samhandling på tvers, endringsledelse, og hvorvidt ledere følges opp.
At like spørsmål forekommer hos flere institusjoner, tyder på at de har vært foreslått av leverandøren eller av DIFI.
Den tidligere undersøkelsen hadde i tillegg flere spørsmål om den ansattes generelle vurdering av hele virksomheten, ikke avgrenset til hva den ansatte selv har erfaring med.
Avant ga mulighet til å svare med fritekst, som ofte gir viktig tilleggsinformasjon om hvordan ansatte vurderer organisasjon og ledelse.
Fritekstbesvarelser er ikke mulig for direktorater som velger MUST.
MUST gir oppdragsgiver mulighet til å legge inn tilleggsspørsmål. De undersøkelsene som Artikulert har tilgang til, tyder på at det er mindre vanlig enn før. Ingen av de som har oppgitt til Artikulert at de bruker MUST, spør eksplisitt om virksomhetens ledelse.
For de som stilte slike spørsmål før, men ikke gjør det etter at de gikk over til MUST, kan det betyr at tidsserier som kunne ha gitt verdifull kunnskap, går tapt.
En mulig kilde til feiltolkning av MUST-undersøkelsen ligger i hvordan svarene om nærmeste leder tolkes. Svarene blir nemlig brukt i oppsummeringer i form av sammenstillinger presentert under titler som «ledelsesklima», «bemyndigende ledelse» og «rettferdig ledelse».
Det kan gi inntrykk av at ansatte har gitt en generell vurdering av slike spørsmål, selv om ingen av de ansatte har delt sin generelle vurdering av organisasjonens ledelse. Datagrunnlaget består bare av hver enkelt ansatts svar om sin egen leder – oftest en seksjonsleder.
I en tenkt situasjon der ansatte vurderer seksjonslederne positivt på de fleste kriterier, men mener at organisasjon for øvrig har store ledelsesutfordringer, vil ikke undersøkelsen vise det. Det samme gjelder i en omvendt situasjon: Avdelingsledere og toppleder som vurderes positivt av de fleste ansatte, men står i krevende prosesser i egne ledergrupper, vil vurderes negativt. I begge tilfeller vil oppsummeringen av resultater kunne gi et feilaktig inntrykk av hvordan de fleste ansatte vurderer organisasjon og ledelse i virksomheten generelt, utover egen enhet.
Artikulert ba om innsyn i hvilke spørsmål som ble brukt i de to siste medarbeiderundersøkelsene i 52 utvalgte direktorater. Det gjaldt alle som ifølge enkelt tilgjengelig informasjon på nettet har mer enn 100 ansatte. Bare 24 svarte på spørsmålet, og 17 av disse – 70 prosent – fortalte at de har tatt i bruk MUST.
De som ikke har svart på henvendelsen bryter med Offentleglova, men for å spare forvaltningens kapasitet har Artikulert valgt ikke å klage.
På grunn av utvalget er andelen på 70 prosent ikke et presist uttrykk for alle statlige institusjoner. Det er uansett grunn til å tro at andelen er økende. MUST ble introdusert i 2022 og svarene viser at mange tok den i bruk først i fjor. Trangere driftsbudsjetter kan kanskje forsterke insentivet til å velge den spørreundersøkelsen som leveres gratis, hos de som ennå ikke har tatt MUST i bruk.
De direktoratene som ikke bruker MUST, fortalte at de bruker Avant-undersøkelsen, 10-faktorundersøkelsen som er utviklet i samarbeid mellom KS og Kommuneforlaget for kommunesektoren, andre leverandører, eller egne spørsmål. Hos de som tatt i bruk MUST nylig, har den i de fleste tilfeller kommet til erstatning for Avant.
Det er de direktoratene som bruker Avant med tilleggsspørsmål som skiller seg tydeligst ut blant respondentene ved å innhente ansattes generelle vurdering av organisasjon og ledelse. Det er altså samme undersøkelsen som i størst grad ser ut til å bli erstattet av MUST.
Spørsmålsbatteriet til MUST finnes på nettet, men Artikulert vil ikke gjøre det enkelt tilgjengelig ved å oppgi lenke, fordi verdien av svarene kan bli noe redusert dersom ansatte kjenner spørsmålene på forhånd.
0 kommentarer til «Staten spør ikke egne ansatte hvordan de vurderer virksomheten der de jobber».