Notert

Samme innsynsforespørsel ble besvart på helt ulike måter

Hvis du er usikker på arbeidsmiljøet i direktoratene, gir Bufetat, Havindustritilsynet og IMDi kanskje mest grunn til bekymring: De gir ikke innsyn i egne arbeidsmiljøundersøkelser. Direktoratene viser helt ulik praksis for innsyn.

I fjor høst sendte Artikulert en enkel epost til et femtitalls direktorater med spørsmål om innsyn i de to siste medarbeiderundersøkelsene.

Vi ba bare om innsyn i resultater på aggregert nivå og foreslo at institusjonen kunne dele presentasjonen som var delt med de ansatte. Det kan for eksempel være en presentasjon på allmøtet eller oppsummering på intranett.

Resultatet varierte enormt i tidsbruk og omfang, og demonstrerer det som sannsynligvis er svært ujevnt fordelt ressursbruk til behandling av innsynskrav.

Noen minutters arbeidstid

Flere svarte raskt: I løpet av en snau uke hadde både Husbanken, Direktoratet for byggkvalitet, Tolletaten, Statens Kartverk, Mattilsynet, Helsetilsynet, Miljødirektoratet, Utdanningsdirektoratet, Arkivverket, Direktoratet for strålevern og atomsikkerhet, Brønnøysundregistrene, DFØ og HKdir gitt all informasjon vi ba om.

Informasjonen ble levert i form av korte eposter med vedlegg, som antakelig ikke kostet mer enn noen minutters arbeid.

At avsenderne ofte var på saksbehandlernivå, tyder på sunn tillitsbasert ledelse der ansatte blir gitt tillit til å foreta egne vurderinger.

Noen ba om oppklaring på telefon eller epost, og unngikk unødig arbeid på grunn av misforståelser.

Lang intern reise

Andre trengte mye lenger tid, inntil to måneder, til å behandle spørsmålet – og flere har faktisk ennå ikke svart, men for å spare forvaltningens ressurser har ikke Artikulert purret.

Form, omfang og innhold i flere av svarene som kom sent, gir et hint om hvorfor. Det kan se ut som om en ganske enkel innsynsbegjæring har vært innom flere ledd i organisasjonen før den ble avgjort.

I noen tilfeller har den interne reisen i organisasjonen også ført til velskrevne, formelle svarbrev som nødvendigvis må ha tatt en del tid uten å gi noe mer verdi til den som ba om innsyn.

Tre avviste innsyn

Også konklusjonene varierte. Tre institusjoner, Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet (Bufdir), IMDi og Havindustritilsynet, avviste innsyn i resultatene av arbeidsmiljøundersøkelsene med henvisning til Offentleglovas paragraf 14 om «dokument som organet har utarbeidd for si eiga interne saksførebuing».

Artikulert vurderte at det ikke er anledning til unntak etter denne paragrafen, men valgte av hensyn til forvaltningens kapasitet ikke å klage.

Tvilsom bruk av unntakshjemmel

Resultatet av en medarbeiderundersøkelse er ikke «saksførebuing», som paragraf 14 viser til, men avslutning og konklusjonen på en sak. Paragrafen gir ikke noe generelt unntak for interne dokumenter. At det er et saksdokument, er det lite tvil om siden det gjelder organisasjonens virksomhet; nærmere definert i veilederen som at «dokumentet inneheld opplysningar som etter sin art kan brukast i verksemda i organet».

Merinnsyn

Det er uansett vanskelig å se for seg hvordan et unntak kan stå seg etter den obligatoriske vurderingen av merinnsyn, der offentlighet skal vurderes mot reelt behov for unntak. Det forutsetter en konkret vurdering av innholdet i det aktuelle dokumentet, ikke bare dokumenttypen.

Det kanskje eneste tilfellet der innholdet skulle tilsi behov for unntak, ville vært hvis resultatene av arbeidsmiljøundersøkelsene var så dårlige at det ville vært kritisk for institusjonens omdømme om det ble kjent. Men en slik situasjon ville hatt desto større offentlig interesse fordi det sannsynligvis påvirker institusjonens evne til å levere på sitt oppdrag. Det ville igjen ha vært et argument for merinnsyn.

Etterlatt inntrykk

Disse avslagene førte til en respons hos Artikulert som antakelig også trer inn i andre redaksjoner: Det etterlatte inntrykk er at de har noe å skjule. Vi er mer nysgjerrig på det interne arbeidsmiljøet i disse institusjonene, enn i de som delte sine resultater.

Ytterligere én institusjon ønsket ikke å dele resultatene av én av medarbeiderundersøkelsene fordi disse ikke var delt i virksomheten enda. Det ville vært i tråd med første ledd i paragraf 23 om hensynet til forsvarlig personalforvaltning, selv om paragrafen ikke ble nevnt.

Noen institusjoner som hadde brukt private leverandører, ville ikke oppgi selve spørsmålene av konkurransemessige hensyn. De overleverte likevel oppsummeringer av resultatene på aggregert nivå.

Lurer du på hvem som har best arbeidsmiljø? Artikulert var først og fremst interessert i hva arbeidsmiljøundersøkelsene brukes til, som vi har skrevet om her. Vi vil muligens gå nærmere inn på resultatene senere, men har ikke planlagt å vurdere de ulike resultatene opp mot hverandre for å kåre de beste.

De som bruker Medarbeiderundersøkelsen i staten (MUST) får en sammenligning mot en referanseverdi basert på svarene i andre statlige institusjoner, som kan gi en pekepinn.

Stikkord:

Forvaltning

Legg igjen en kommentar

Du kan registrere deg her.

0 kommentarer til «Samme innsynsforespørsel ble besvart på helt ulike måter».

Abonner på vårt nyhetsbrev

Bli med på utviklingen av en rendyrket nettavis for og med offentlige ansatte i Norge.

×